Januari 2014

De vakantie voorbij

Deze maand heb ik de gelegenheid om jou op de hoogte te brengen van het doen en laten van het bestuur en wat mij/ons bezighoud(t). En daarvoor wil ik jou een kijkje in de keuken van het bestuur geven.

De kerstvakantie begon voor ons allemaal, en vooral voor Johanna, erg heftig. Op de eerste maandag van de vakantie zijn we begonnen met een VRV, wat gepaard ging met een hele lange vergadering. In de lunchpauze kreeg Johanna bericht dat haar broer was overleden. Dat is geen nieuws wat je in de koude kleren gaat zitten, zo ook mij en de rest van de VR niet. De vergadering is toen geschorst en Johanna is naar Bolsward gebracht. Vervolgens moesten wij ons gaan beraden op hoe we nu verder moesten, want dat Johanna eerst uit de running zou liggen als bestuurder was wel duidelijk. In een spoedoverleg hebben we bepaald dat Ruurtjan voorlopig de functiespecifieke taken van zowel penningmeester als kringcoördinator voor zijn rekening neemt en de rest van de bestuurders neemt de algemene bestuurstaken op zich.  En dat is natuurlijk wat drukker voor iedereen. Maar tot nu toe lijkt het erg goed werkbaar, omdat het voor ons duidelijk is hoe we de taken kunnen verdelen. Ik vond het erg lastig om met dit grote verdriet in mijn achterhoofd gezellig kerst te vieren, dat maakte voor mij de kerstvakantie erg vreemd.

Ondertussen is de bestuursprocedure net begonnen. Ik vind het zelf erg leuk om na te denken hoe ik mijn ideeën en ervaringen door kan geven aan volgend jaar, zodat ik ook kan bouwen aan de continuïteit van Ichthus. De eerste visievorming en beleidsbepaling zijn in de zomervakantie gedaan en sinds september zijn we druk bezig met de uitvoering daarvan. Voor ons is het nu allemaal wel duidelijk hoe we dat willen aanpakken, hoewel we met de behandeling van de halfjaarsevaluatie volgende week vast zaken tegenkomen die we nog gaan aanpakken of veranderen in dit jaar. Door de bestuursprocedure heb ik weer helemaal een nieuwe uitdaging! Dat vind ik erg leuk.

Die nieuwe uitdaging heb ik misschien wel niet eens nodig op dit moment, want ik bemerk nu een enorme uitdaging in het plannen van mijn studie. Ik merk dat ik besturen vaak urgenter vind dan studeren, waardoor mijn studie toch regelmatig de klos is. Deze maand moet ik nog een flinke opdracht inleveren en mijn allerlaatste tentamen maken. Daarnaast ben ik bezig met het opzetten van mijn afstudeerstage, waar ik in februari mee ga beginnen. Dat zijn dan echt de laatste lootjes van mijn studie en daar gaat nog aardig wat tijd in zitten.

Het kan voor jou erg onduidelijk zijn wat een secretaris nou eigenlijk doet. Daarom wil ik kort toelichten hoe mijn week eruit ziet. Op maandagochtend begin ik met de voorbereiding van de BV/VRV. Dat betekent dat ik de agenda doorneem, alle relevante stukken doorlees, bepaal wat ik van alle agendapunten vind, een lijst opstel van ingekomen stukken, de actiepuntenlijst erbij pak en de notulen voorbereid. Op maandagavond hebben we meestal een BV, maar ook zo eens in de maand een VRV. Dan bespreken we de agenda, wat betekent dat we activiteiten voorbereiden, ingekomen stukken bespreken en onze mening geven over lopende zaken. In VRV’s zijn we voornamelijk bezig met het voorbereiden van ALV’s en behandelen we alle procedures, voor opvolgers voor volgend jaar. Op dinsdag ga ik de notulen van de vorige avond uitwerken en handel ik ook de meeste van mijn actiepunten af, wat voornamelijk inhoud dat ik heel veel mails verstuur naar een heleboel personen. Donderdagmiddag is het vaste prik dat ik jullie RSM in elkaar zet en verstuur. In de rest van de week heb ik een grote mengeling van studie, actiepunten uitwerken, mails beantwoorden, afspreken met commissies of externe partijen en het bezoeken van constitutieborrels. En natuurlijk ben ik bijna bij alle Ichthusactiviteiten, zowel op donderdagavond als in de weekenden.

Zo, tot zover het beschrijvende deel van deze bestuursblog. Ik wil ook nog wel even toelichten hoe het met mij/ons gaat. Ik vind het nog steeds erg leuk om bestuurder te zijn, ik vind het heel erg tof om alle Ichthianen in actie te zien en te zien dat mensen enthousiast zijn voor activiteiten en beleidspunten die wij aan het begin van het jaar bedacht hebben. En ik vind het ook heel tof dat ik zo ontzettend veel leer van besturen. Ondanks dat het best veel tijd kost, levert het ook heel erg veel op. Ik leer bijvoorbeeld intensief samenwerken en ik leer om de kwaliteiten van mijzelf en juist ook die van anderen op een goede manier in te zetten, dat leer je echt niet in je studie! En natuurlijk is deze opsomming niet toereikend. Op het moment ben ik erg druk, wat zo nu en dan wel zijn uitwerking heeft op mijn humeur. Maar over het algemeen is dat nog goed te doen. Bovendien is alles wat ik doe erg leuk, wat ervoor zorgt dat ik gemotiveerd blijf en er zin in blijf hebben. Ichthus is zo leuk! Net als alle Ichthianen!

Groetjes Barbera - Secretaris

 
Gebruikersnaam:

Wachtwoord: